応募者様と連絡が取れない・返信が来ない・約束の日時になっても来ないなどの問題は、ボランティア募集のご担当者様や、求人採用担当者様にとって悩ましい問題かと思います。
activo運営局でも、そういった問題の改善に向けた取り組みを行っておりますが、残念ながら完全な解決には至っておりません。申し訳ございません。
しかし、ご利用団体様にご協力いただくことで大きく改善可能な面もございますので、是非一度下記をご覧頂き、応募者様の参加率向上に取り組んでいただけますと幸いです。
重要事項まとめ：「返信を早くする」「リマインドメール/電話・留守電の活用」「最初の返信メッセージの改善」
先に結論としては、「返信を早くする」「リマインドメール/電話・留守電の活用」「最初の返信の魅力的に」の3つがお客様側で行っていただける有力な工夫となります。
電話については、応募フォームにて「電話番号」の項目を追加していただくことで対応可能となります。
「最初の返信メッセージの改善」については、かなり地道な作業となりますが、「応募後に送信するメールを受信した応募者がなぜ返信してくれないのか？」を仮説を立てて頂き、改善施策を検討し、それを実行、その後効果を検証していただく、というサイクルを地道に行っていただくことで、参加率の改善を見込むことができます。
仮説の例としては、
- メールで返信してもらう量が多く、負担が大きかったのでは？
- 雑に面談予定日だけ尋ねるメールを送ってしまっていたので、不信感につながったのではないか？
- そもそもやりとりの回数を減らせないか？
それぞれに対する改善策の例としては、
- メールではなく、電話やビデオ通話の時に質問するスタイルに変更してみよう。
- 募集ページをカジュアルに応募してもらえるように作ったので、返信メールも、ウェルカムな印象、カジュアルな印象を持ってもらえるような文面に変えてみよう。
- お問い合わせフォームの段階で説明会の日時や予定を選択してもらい、返信メールでは、そのまま当日会場に来てもらったらOKであることを伝えたらやりとり回数がゼロになる。これに加えて、3日前にリマインドメールを送信してみよう。
このようなイメージです。
あくまで仮説ですので、他にも様々な不参加、無返信の要因があるかと思います。
activoに限らず、多くの求人サイト担当者様が頭を悩ませる難しい問題
「応募者様とやりとりをし、参加や面談に繋げる」という業務は、一見簡単に見えてしまいますが、実はうまく参加に結びつかず、多くの採用担当者様が頭を悩ませている業務でもあります。
下記は、ボランティアではなく、他社様のアルバイトや中途採用等の求人サイトにおける調査記事ですが、読んでいただけると、応募者様の参加率を高めるためには工夫が必要であることがわかるかと思います。
「なぜ、面接に来ないんだ!?」面接キャンセルの“本当”の理由教えます！
上記の記事の要点まとめとしては、
・意外にも応募者と連絡を取ることは難しい
・応募者様は別のボランティアや求人への参加も迷っている可能性がある
・応募発生後の連絡が早いと「しっかりした団体だ」「信頼できる」と感じる一方、返信が遅いと「いい加減な印象を受ける」「すでに他の予定が入ってしまった」などのデメリットがある
このようになります。
応募者へのメール送信が失敗する（エラーが出る）場合
メールアドレスが存在しないという旨のエラーが出た場合には、誤ったメールアドレスが入力されてしまった可能性が高いです。この場合、大変申し訳ございませんが、再度応募者の方からの連絡が来るのを待つ以外に方法がございません。
activo運営局でも、応募時に応募者へ自動送信される応募完了メールが届いていない場合には、応募者のマイページから正しいアドレスを入力するよう、促しています。マイページから1時間以内に新しいアドレスが入力された場合には、団体様へ新しいアドレスが設定されたことが通知される仕組みになっています。
また、メール送信時のエラー内容が「メールアドレスが存在しない」という内容ではなかった場合、メールを別のアドレスから送信してみると成功する場合もありますのでお試しください。
メールの送信はうまくいっているが返信が無い場合
大変申し訳ございませんが、応募者様からの連絡を待つしかありません。
activo運営局では応募後に、無断欠席など不誠実な対応はやめるように画面上に表示するなど、啓発を行っておりますが、一部返信をされない方もおられますので、ご了承ください。
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