応募者情報のGoogleスプレッドシート連携機能ではどんなことができますか？どのように利用すれば良いですか？

有料プランをご利用中の団体様限定で、activoへの応募者情報のCSVダウンロード機能と、Googleスプレッドシートへの自動同期機能のご利用が可能です。

このページでは、Googleスプレッドシート連携機能のご活用イメージや、その他基本的なご利用方法、注意点をご紹介いたします。

CRMツールへの応募者情報の自動取り込みなどにご活用ください。

ボランティアへの応募者さまとの継続的な関係構築を目的に、SalesforceのようなCRMや、Kintoneのような業務システムへactivo内の応募者情報を取り込む際、Googleスプレッドシートとの同期機能をご利用いただくことで、自動的、もしくは効率的にご利用のツールへ情報を取り込むことが可能になります。

実際の各ツールとの連携方法を弊社が網羅してご紹介することはできませんが、例えばSalesforceであれば、Googleスプレッドシートとの連携のアドオンが存在します（2020年2月現在）。
アドオンがなくても、「ツール名 スプレッドシート 連携」などでGoogle検索をしていただくと、Google Apps ScriptやZapierのようなシステム連携ツールを利用した方法が見つかる場合があります。

注意点としては、下記でも少し解説をしております通り、エクスポートされたシートは編集することができませんので、CRMシステム等への取り込みのために、シートを編集する必要がある場合は、エクスポートされたシートを別のシートへ参照し、そちらを活用して取り込みを行う、などの工夫を行っていただく必要がございます。

ご利用にはGoogleアカウントが必要です。

前提としては、Googleアカウントをお持ちでないと、スプレッドシートへの連携はできませんのでご注意ください。

エクスポートされたシートは編集しないでください。

エクスポートされたシートを編集（行や列の削除など含む）してしまうと、編集した箇所が上書きされる、自動同期が実行されなくなる、などの不具合が発生する可能性がありますので、ご注意ください。

全募集、もしくは各募集ごとの応募者一覧をシートと連携できます。

全ての募集ページへの応募者情報をエクスポートしたい場合は、応募者一覧ページからシートの連携設定をお願いします。

各募集ページの応募者情報をエクスポートしたい場合は、各募集ページ毎の応募者一覧ページより、連携設定をお願いします。

連携中のシートは定期的に更新されます。

Googleスプレッドシートへの連携機能では、一度エクスポートを行うだけでなく、その後、応募者が発生したり、応募者情報が変更されたりした後に、自動的に変更内容がシートにも更新されます。

更新のタイミングは、3〜6時間に一度ほどの頻度となっております。詳細な時間やタイミングについては回答が難しいため、その点については予めご了承ください。

最終の更新日時については、スプレッドシートの一番上の行にてご確認が可能です。

その他、自由にご活用が可能です。

CRMツールなどと自動的に連携する方法が見つからなかった場合でも、activoにログインしてCSVをエクスポートしなくても応募者情報の確認が可能になることで、activoへのログイン権限の無いスタッフでも応募者対応を任せることができるようになるなど、activoを運用する上での様々な課題の解決にご活用いただけます。

Googleアカウントとの連携を完全に解除したい時は

以下の手順でgoogleアカウントとの連携を完全に解除できます。

1. シートと連携中の応募者一覧ページの全てで「連携を解除」ボタンを押す。
2. googleのサイト「アカウントにアクセスできるサードパーティ アプリ」においてactivoのアクセス権を削除する。(https://myaccount.google.com/permissions)

もう一度連携したい場合は、エクスポートする際に「アカウントを追加」からgoogle認証を行う必要があります。