応募者への自動返信メール機能は、どのような時に便利に使うことができますか？ – activo

応募者様へのメール返信業務は、意外にも多くの時間がかかってしまいますよね。
返信が遅れてしまうと、応募者様からの反応率も下がってしまう傾向にあり、応募者様に実際に活動に参加して頂くためには、素早い返信が必要です。

代表的な利用シーンをご紹介します。
これら以外にも、受付フローに合わせて自由にご利用頂くことが可能です。

イベント受付を行う場合

〈イベントイメージ〉

・予約不要
・当日参加可能

募集ページ内に、「予約不要です、当日会場に来てください」と記載をしていたとしても、細かい表記まで目を通しておられない場合があります。

自動返信で改めてお伝えすることで、「当日、参加しても良い」ということをしっかりと伝えることができ、実際のイベント参加率の向上が期待できます。

〈自動返信のイメージ〉

・会場までの案内
・団体で準備されている受付フォームなど

activoの応募フォームとは別のイベント受付フォームをご用意されている場合も、自動返信メールにて「こちらのフォームへのご記入をお願いします」と誘導して頂くことが可能です。

〈募集イメージ〉

・まずは資料請求につなげたい
・説明会への参加導線にしたい

海外でのボランティアやインターンなど、一定の参加費が必要で参加ハードルが少し高い場合も、自動返信メールで受付フローを簡略化できます。

〈自動返信のイメージ〉

・プログラム詳細資料のPDFデータ
・ツアー詳細のURL/HPのURL　など

募集ページ内に、「ご興味のある方は気軽に応募フォームよりご連絡ください。まずはメールにて資料をお送りさせて頂きます。」など記載があると、より応募者様の安心感にもつながります。

説明会などの日時候補がある場合

〈応募フォームイメージ〉

・説明会実施日時をラジオボタンやセレクトボタンにて追加

〈自動返信のイメージ〉

・「ご希望の日時にて受付が完了しました。説明会会場へのアクセス方法はこちら」

フォームと併せて日時受付を完了することで、業務効率化を図ることができます。

応募後の流れの説明と共に、応募に対する感謝のメッセージや支援方法の案内を盛り込み、支援者獲得にも役立てて頂くことが可能です。

activoでは上記のようなシーンで使える返信のテンプレートもご用意しています。